PERENCANAAN PUBLIC RELATIONS

Hai ketemu lagi ni…!

Masih pada ingat kan di artikel sebelumnya saya menulis mengenai Strategi PR, kali ini saya diberi kesempatan untuk menulis mengenai Perencanaa Public Relation (PR). Langsung saja yuk kita simak sama-sama 😊

Sebelum lebih mendalam alangkah baiknya kita ketahui terlebih dahulu apa itu Perencanaan ?
Nah, perencanaan itu ialah pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang formal maupun informal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi. Perencanaan ini merupakan bagian yang sangat penting dan dapat dikatakan menjadi hal yang fundamental dalam pekerjaan humas yang dijalankan oleh para praktisi PR.

Menurut Terry (1960) dalam Mardikanto (2010), perencanaan diartikan sebagai suatu proses pemilihan dan menghubung-hubungkan fakta, serta menggunakannya untuk menyusun asumsi-asumsi yang diduga bakal terjadi di masa datang, untuk kemudian merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan demi tercapainya tujuan-tujuan yang diharapkan.

Bentuk konkret dari suatu rencana itu sendiri adalah program kerja. Setiap praktisi PR dituntut untuk dapat menyusun program kerjanya,baik untuk program jangka panjang maupun jangka pendek. Program kerja ini harus dipersiapkan secara cermat dan hati-hati agar dapat memberikan hasil yang nyata. Tanpa adanya program yang terencana,praktisi PR hanya berkerja berdasarkan naluri atau insting saja sehingga mudah kehilangan arah,mudah tergoda terhadap hal-hal yang baru.Hal tersebut membuat praktisi humas sulit memantau sejauh mana hasil yang sudah dicapai.

Nah teman-teman, Perencanaan Program PR ini memiliki beberapa alasan yang perlu kita ketahui diantaranya :

1.Untuk menetapkan target-target operasi Public Relations yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.

2.Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.

3.Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program  Public Relations yang telah diprioritaskan itu.

4.Untuk menentukan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan ketersediaan staf pendukung atau personil yang mencukupi,dukungan dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera, kendaraan, dan sebagainya,serta anggaran dana yang tersedia.

Disini juga terdapat beberapa model Perencanaan Public Relation yaitu :

1.Pengenalan Situasi

Jika seorang praktisi PR mampu mengenali situasinya dengan baik, maka seorang praktisi PR akan dapat mengenali masalah-masalah yang ada serta mencari cara untuk memecahkan masalah tersebut. Melalui kegiatan PR,suatu organisasi atau perusahaan dapat mengetahui dengan baik permasalahan yang menjadi kendala dan mengetahui jalan keluarnya. Seorang praktisi PR harus mampu meluruskan berbagai permasalahan yang ada, karena seorang praktisi PR merupakan ujung tombak bagi perusahaan. Selain pemecahan masalah,seorang praktisi PR yang baik juga harus mampu menciptakan suatu pemahaman positif  yang sesuai dengan keadaan sebenarnya kepada para khalayak sebagai pembentukan suatu brand image positif.

2.Penetapan Tujuan

Tujuan itu sendiri merupakan suatu cita-cita dari perusahaan yang akan menjadi modal pedoman dalam menentukan program dan menjadi kompas kinerja bahwasanya kearah mana perusahaan ini akan dibawa.Tujuan akan menentukan proses program seperti apa yang akan dibangun dan dibentuk serta sekaligus dijalankan oleh seorang praktisi PR  untuk hal yang positif.

3.Khalayak

Disini mengenai penetapan khalayak, seperti yang telah diketahui sebesar apapun suatu organisasi tidak akan mungkin dapat menjangkau semua orang dari berbagai publik. Bahkan, sebagian dari khalayak itu harus disisihkan jika khalayak yang potensial terlalu luas atau bervariasi walaupun beberapa jenis khalayak masih bisa kita jangkau melalui media-media tertentu seperti koran,surat kabar,radio dan televisi. Disini kita juga  bisa melihat  beberapa perbedaan penting dan mendasar antara dunia PR dan dunia periklanan. Khalayak periklanan itu sendiri relatif cenderung agak terbatas dibandingkan PR, misalnya saja kalangan masyarakat tertentu yang paling berpotensi untuk membeli suatu produk tertentu dan targetnya lebih dapat dikotak-kotakkan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Sedangkan khalayak PR itu sendiri relatif lebih luas dan bervariasi dibandingkan dengan khalayak periklanan yang khalayaknya bersifat khusus. Sehingga seorang praktisi PR harus bisa menentukan siapa saja yang akan dijadikan suatu target khalayak yang ingin dituju.

4.Pemilihan Media dan Teknik Public Relations

Mengenai pemilihan media ini harus diperhitungkan secara matang agar tingkat efisiensinya baik dan dapat dikatakan efektif. Media yang akan dipilih harus disesuaikan dengan besarnya anggaran yang tersedia dan tidak berlebihan yang nantinya justru akan merugikan perusahaan. Dalam kegiatan PR itu sendiri pemilihan  merupakan babak pertengahan dalam suatu kegiatan proses promosi dan pembentukan image. Beberapa langkah dalam pemilihan media akan berpengaruh besar dan berdampak dominan pada hasil akhir.

5.Perencanaan Anggaran

Seperti yang kita ketahui teman-teman bahwa Public Relations ini merupakan suatu kegiatan yang padat karya, sehingga pos pengeluaran terbesar dihabiskan untuk membayar pemakaian jam kerja alias gaji pegawai. Pos pengeluaran lain yang cukup besar juga melibatkan pemakaian alat-alat canggih seperti kamera video, computer, hingga mesin cetak modern. Biaya-biaya perencanaan harus diperhitungkan secara nominal dan tingkat efektifitasnya sehingga tidak menjadi sia-sia. Penghitungan dan persiapan dana dimulai dari persiapan dana yang akan digunakan untuk membiayai media apa yang akan dipilih dan digunakan sebagai saluran promosi.

6.Pengukuran Hasil

Yang terakhir yaitu pengukuran hasil, pengukuran hasil ini merupakan proses evaluasi dari kinerja baik jangka panjang maupun jangka pendek,untuk mengetahui sejauh mana hasil yang telah dicapai. Sebuah proses yang panjang yang dimulai dari mengumpulkan opini dari berbagai pihak dan media, menentukan khalayak yang akan menjadi sasaran target, menyiapkan anggaran yang akan digunakan untuk hal yang berkaitan dalam menjalankan proses dalam kegiatan promosi, memilih media yang efektif,hingga dalam suatu proses-proses tersebut harus dipantau sejauh mana tingkat keberhasilan dan keefektifitasannya dengan melakukan pengukuran hasil agar dapat mengetahui apa saja yang sudah diraih sehingga mendapatkan gambaran dalam menentukan arah dalam langkah berikutnya.

  

Baiklah teman-teman, dari pemaparan singkat diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan ini menjadi bagian yang begitu penting dalam PR, didalamnya juga terdapat beberapa alasan dilakukannya Perencanaan Public Relations itu sendiri. Perencanaan PR ini memiliki beberapa model dan teknik seperti pengenalan situasi, penetapan tujuan, khalayak, pemilihan media, perencanaan anggaran hingga pengukuran hasil. Dengan perencanaan yang baik serta pembentukan suatu program yang efektif dan efisien akan berdampak positif bagi perusahaan dan organisasi bersangkutan.

Referensi:

Jefkins Frank, Public Relations, (Jakarta: Penerbit Erlangga, 1992).

Iriantara Yosal, Community Relations, (Bandung: Simbiosa Rekatama Media, 2010)

Terima Kasih Telah Membaca 😊